失敗しないメールの書き方
Webサイトをわたり歩いていたらこんな記事に出会いました。
http://www.tradetricks.org/archives/001983.html
本当に短い記事です。要約すると、「メールを送付する際、よくファイルの添付漏れの過ちを犯すが、先に添付ファイルを設定してから本文を書き出すようにすれば、添付漏れもなくなります。」と言っています。
せっかくなので、私個人の経験をもとに、失敗しないメールの書き方を提案します。
1. 目的を明確にし、用件の異なるメールは分離する
メールを送付する目的を明確にします。それは仕事のチームメイトへの業務連絡であるかもしれないし、サークル仲間への冗談かもしれない。何にしても、このメールを誰に対し、どのような目的で送るのかを明確にしてください。
また、用件の異なるメールは別々に送付してください。例えば、「仕事仲間全員に会議開催の告知メールを出したのだが、○○君には資料のコピーを、△△さんには議事録担当をお願いしたい。」といった用件があった場合、「会議開催告知」「資料コピー依頼」「議事録担当依頼」の３通に分けてそれぞれ送付します。受信する相手に誤解される可能性を少しでも低くするためです。
2. 最初に添付ファイルを追加する
経験上、メールで最も頻度の高い過ちは『ファイルの添付漏れ』です。これはどうして起こってしまうのでしょうか？答えは単純です。ファイルの添付をメール作成手順の一番最後にしているからです。メール本文を書き終わった時に半無意識的に送信ボタンを押してしまうのです。または、間違ってEnterキーを押したことによって添付前にメールが送信されてしまうのです。冒頭の記事でも触れている通り、メールを作成する時、まず最初に必要なファイルを添付する習慣を付けてください。これが、添付漏れを軽減するための最も効果的な方法だと思います。
3. 添付ファイルのサイズに注意する
最近はあまり聞かなくなりましたが、あまり大きなサイズの添付ファイルを付けると、相手側のメールシステムの制限にかかり、添付ファイルを確認できない場合があります。そうでなくても、あまり大きな添付ファイルは歓迎されるものではありません。圧縮して送付したり、インターネット上でのファイル共有サービスを利用するなど工夫してください。
4. タイトルは重要
メールを送る場合、タイトルは非常に重要な意味を持ちます。例えばあなたが１日にたった数通しかメールをやりとりしない場合、タイトルの意味は薄いと感じるかもしれません。では、１日に数百通のメールをやりとりする場合はどうでしょう？きっとタイトルから記事を想定する機会が多くなるのではないでしょうか。送る先の相手が頻繁にメールのやりとりをしているかもしれません。タイトルは必ずつけましょう。本文が推定できるタイトルを付ける必要があります。また、会社などでのメールでは、部署名やプロジェクト名を入れるなど、相手側が容易にメールを管理できるよう配慮しましょう。
5. 本文は必ず一度読み返す
メール本文を書き終わった後は、必ず一度読み返してください。誤植や、あいまいな表現、添付ファイルの説明漏れ、自分の名前や所蔵k部署の書き漏れがないか確認してください。
6. 宛先は送付する直前に指定する
添付ファイルや本文を全て書き終わった後に宛先を指定する習慣をつけましょう。そうすることで、宛先に間違いを軽減することができます。例えば、本文の内容に変更が発生した場合、送付する相手が増えたり減ったりすることがありますが、最後に宛先を指定する習慣があれば間違えることはありません。
7. システム時刻に注意する
メールの管理は大抵、メールの送信日付をもとに新しいもの順に並べて管理します。メールの送信日付は、送信するPCのローカル時刻が適用される場合が多く、システム時刻が間違えていると、メールの送信日付も間違った時刻が設定されてしまいます。ローカルのシステム時刻を適正な時刻に維持してください。特にシステムエンジニアなど、テストでローカルPCのシステム時刻を変更することが多い人は注意する必要があります。
まとめ
以上、私個人の経験をもとに、メールを作成する際の注意事項をまとめてみました。他に、注意すべきことなどがあったら、ぜひコメントを残していって下さいね。
