スケジュール管理に求めること
スケジュール管理の目的
私がスケジュールを積極的に自己管理して達成したい最大の目的は「自由な時間を作り出すこと」だ。スケジュール管理ツールを使う上で注意しなければいけないのは、その点を忘れない事だろう。書き込む作業自体に満足感を覚えたり、書き込んだスケジュールを眺めて楽しんでいるようではダメだ。そんな軽い感覚でスケジュールを管理し始めればたちまち「面倒だし、今忙しいからこのスケジュールは記録に残さなくていいや。。」となり、やがては「スケジュールに管理される」ことになってしまうだろう。自分の空き時間は自分で作る。その強い想いでスケジュール管理に向かうよう注意し続けていこう。
達成するための作業
目的を達成するためにはどんな作業が必要なのだろう。。。
- どんなに些細な予定でも記憶ではなく、記録に残す
- 記録に残さない以上予定としては管理されないので、どんな小さな事でも予定として記録するよう努力しよう。デジタルで管理する場合は、出先であっても携帯電話などから予定の操作ができる環境でなければならない。
- また、予定(スケジュール)と作業(TODO)の区別が難しいところだが、厳密に定義した方が悩まなくて済むので、こう定義しておこう。日付がハッキリしている項目は全て「予定」として管理する。日付がハッキリしていても該当日以外にも作業が必要な項目と、日付に縛られずに実行できる項目は全て「作業」として管理する。
- 記録された予定を瞬時に確認できるよう工夫する
- 手帳、ＰＣ、携帯電話など、常に予定を参照できる環境を作ることを心がける。また、必要な情報まで最短時間で辿り着けるよう、最大限の工夫を凝らす。
- 定期的に予定を参照するなど、短期的な予定確認作業を怠らない
- 予定の履行漏れを起こさないよう、最低１日に１回は予定を見る週間を付ける必要がある。必要のなくなった予定や、追加漏れの予定などに気づくきっかけにもなる。
- リマインダー機能などを活用する
- 予定の履行漏れを起こさないよう、リマインダー機能を活用する。
こんなところだろうか。
連載INDEX
TODO管理に求めること
TODO管理の目的
私がTODO管理に求める最大の目的は「後回しにしない人生を送る」ことだ。作業にいかに積極的に向き合えるかが焦点になる。自分で言うのも何だが、あまり自分に強くない。面倒くさい、遊びたい、、、そんな小さな欲望に簡単に負ける事が多い。自覚してるだけマシだと考えるようにしているが、何かに頼った方が効果的なのは確かだ。そこでツールを使う事にする。スケジュール管理の目的でも言ったが、一番重要なのは「記憶ではなく、記録に残し、常に見ること」だ。そうして自分の尻を叩き続ける事が、作業に積極的に向き合える事に繋がると思う。
達成するための作業
目的を達成するためにはどんな作業が必要なのだろう。。。
- どんなに些細な作業でも記憶ではなく、記録に残す
- 記録に残さない以上作業としては管理されないので、どんな小さな事でも作業として記録するよう努力しよう。デジタルで管理する場合は、出先であっても携帯電話などから作業の操作ができる環境でなければならない。
- 予定(スケジュール)と作業(TODO)の区別は前述した通り。日付がハッキリしている項目は全て「予定」として管理する。日付がハッキリしていても該当日以外にも作業が必要な項目と、日付に縛られずに実行できる項目は全て「作業」として管理する。
- 記録された作業を瞬時に確認できるよう工夫する
- 手帳、ＰＣ、携帯電話など、常に作業を参照できる環境を作ることを心がける。また、必要な情報まで最短時間で辿り着けるよう、最大限の工夫を凝らす。
- 定期的に作業を参照するなど、短期的な作業確認作業を怠らない
- 作業の履行漏れを起こさないよう、最低１日に１回は作業リストを見る週間を付ける必要がある。必要のなくなった作業や、追加漏れの作業などに気づくきっかけにもなる。
- リマインダー機能などを活用する
- 作業の履行漏れを起こさないよう、リマインダー機能を活用する。
こんなところだろうか。
最近あらゆるサイトで耳にするGTD(Getting Thigs Done)というTODO管理手法を最近知った。簡単に言うと、、、新規作業を単純なフローを通すことで分類する、また、全ての残件を定期的に同フローを通して再分類することで、各作業の消化を単純化しようという手法(乱暴すぎるかな、この説明じゃ・・)。詳細はITmediaの記事参照。
とにかくこの手法の面白いところは、作業の優先度やステータスがハッキリするところにある。作業に積極的に向き合うためにも必要な事なので、積極的に取り入れて実践してみよう。
